Sådan bliver dine digitale løsninger en succes

Der findes et utal af digitale cloud-services, som kan gøre det lettere at være virksomhed i Danmark og være med til at drive væksten frem.

Software-as-a-Service (SaaS)-løsninger kan hjælpe med alt fra administration, rapportering og jura til salg og marketing og kan dermed frigive tid og kræfter til, at du kan fokusere på kerneforretningen. Men der er risiko for, at du vælger en forkert løsning, som enten ikke matcher jeres behov, eller som slet og ret er dårlig kvalitet.

Selv om en af fordelene ved de mange nye løsninger er, at de er lette at tage i brug og lette at sige op igen, kan det være voldsomt frustrerende at have valgt en digital service, der ikke giver den ventede værdi.

Kunsten er at finde de rette værktøjer, der rent faktisk kan hjælpe med de ’kedelige’ men vigtige opgaver, eller de opgaver, hvor I ikke har kompetencerne in-house.

Det betaler sig at lave en smule forarbejde. Sådan lyder rådet fra Jonas Gudjonsson, der er Chief Digital Officer i kompasbank og har arbejdet med digitalisering af virksomheder i mere end 20 år.

"Teknik og it er sjældent det, som små og mellemstore virksomheder ønsker at bruge tid på. De fleste finder dog også hurtigt ud af, hvor meget den del fylder - særligt for de virksomheder, der er i vækst, og hvor kravene til rapportering og administration stiger sideløbende. Dertil kan de mange løsninger være med til at udvikle forretningen, ligesom der er store digitale gevinster at hende i de mange løsninger på markedet, hvis man vælger med en smule omhu," siger han.

Her får du Jonas Gudjonssons tjekliste til at udvælge og få succes med den næste løsning, der kan effektivisere og digitalisere din virksomhed.

1. Hvad er succeskriterierne?

Valget af en digital løsning bør tage udgangspunkt i en eller flere use cases. Hvilke af jeres nuværende processer, opgaver og udfordringer skal det nye system kunne løse, og hvornår er det en succes?

Sørg for at målene er kvantitativt målbare, fx med SMART-modellen. Et mål kunne være at spare 3 timer pr. kontrakt med en ny kunde, fordi processen er automatiseret, eller 30 minutter om dagen, fordi man lettere kan ekspedere en sag, der før skulle forbi flere kolleger. Når du ved, hvad der gør løsningen til en succes, er det lettere at vælge den rette løsning og at få værdi ud af den.

Det sker ofte, at et system ser godt ud ved første øjekast og umiddelbart krydser de rette bokse af. Det er selvfølgelig en god begyndelse, men husk at løsningen også skal kunne spille sammen med dine øvrige systemer, så der ikke opstår overlap eller mangel på samspil mellem systemerne.

2. Skab dig et overblik

Der er et kæmpe udbud af digitale løsninger og tjenester af varierende kvalitet. Det kan virke som en ren jungle. At søge rundt på nettet og tjekke anmeldelser kan måske sortere de dårligste produkter fra, men bør ikke stå alene.

I kompasbank ønsker vi, udover at hjælpe med finansiering, også at være en betroet rådgiver for danske SMV’er. Vores platform, kompasbank navigator, er et sted, hvor du kan få information og overblik over en lang række forskellige digitale løsninger, som vi mener har noget at byde på og derfor er værd at overveje.

Mange af løsningerne kræver ingen eller ganske få konfigurationer, og driften er typisk en del af abonnementet. I nogle tilfælde kan det være en god idé at have en betroet rådgiver ind over processen, men vær obs på omkostningerne, der ofte er forbundet med eksterne konsulenter.

3. Brug dit netværk

Man skal ikke kimse ad ”word of mouth”. Du kan få rigtig brugbar info ud af at spørge en person i dit netværk, som du stoler på. Hvis din kontakt er glad for sit regnskabsprogram, er der en god chance for, at du også vil blive det. Men du skal selvfølgelig være obs på, om dine behov og ønsker er nogenlunde de samme, inden du drager en konklusion.

4. Tal med eksisterende kunder

Min anbefaling er, at du beder om at tale med en eller flere eksisterende kunder og selvfølgelig allerhelst nogen, der minder om din virksomhed og jeres behov. Du vil formentlig blive henvist til glade kunder, der nok overvejende siger noget positivt om produktet, men det giver en mulighed for at stille de relevante spørgsmål og få nogle ærlige svar, fx omkring integration med andre systemer og om kundeservice. I løbet af samtalen vil du helt givet få nogle brugbare guldkorn – enten positive eller negative – der gør det lettere at beslutte, om det er en god løsning for dig og din virksomhed.

5. Test systemet af

Mange af de digitale services kan give dig adgang til deres testsystem. Her kan du i fx en måned prøve et fuldt-funktionelt system af og måske udvælge et real-life-scenarie, du kan køre igennem. Det giver en rigtig god mulighed for at prøve produktet af i praksis, inden du tegner et abonnement, og dermed også en større sikkerhed for, at systemet lever op til dine krav og til det, du har fået stillet i udsigt.

6. Fokus på implementeringen

I en del software-as-a-service-løsninger vil leverandøren hjælpe med den tekniske del af implementeringen sammen med en eller flere fra din virksomhed. Her kan det være nødvendigt at få hjælp fra en ekstern it-specialist, hvis I ikke har én in-house. Tit kan leverandøren anbefale én.

Der, hvor I skal være allermest opmærksomme, er den ikke-tekniske del af implementeringen. Det vil sige oplæring af brugere, og at I sikrer, at I reelt får omlagt processer til at benytte det nye system. I den forbindelse skal du gøre dig klart, hvilke afdelinger og personer i organisationen, som rent faktisk skal bruge og bliver påvirket af den nye løsning. Der bør måske også være en eller flere superbrugere, som har mere indsigt, som kan lære fra sig og som får administrative rettigheder.

Det er oftest her – i user adoption – at mange ikke når i mål, og det er en skam. Noget af det værste er at betale for services, der ikke bliver brugt. Har løsningen ikke skabt den forventede værdi inden for seks måneder (eller måske før afhængig af din tålmodighed), er det på tide at overveje et skifte.

7. Hav en exit-strategi

Det er superfedt, at man i dag kan hive så mange forskellige produkter ned fra hylderne, der kan hjælpe én på alle tænkelige områder. Men du er nødt til at have en exit-plan, hvis noget går galt. Er du 100 procent afhængig af enkelte services, kan du hurtigt få problemer, hvis leverandøren bliver opkøbt, lukker eller ikke lever op til dine forventninger. Skal de digitale services alligevel være en del af fundamentet i din virksomhed, så bør du så vidt muligt sikre dig, at produktet er fremtidssikret.

Her er det fx vigtigt, at leverandøren har en vis størrelse og stabilitet, at de har andre kunder, at de har forpligtet sig til at følge med markedet og løbende videreudvikle produktet og ideelt set også, at du som kunde kan få indflydelse på den udvikling. 

Det er også afgørende, at du har adgang til support, og at du relativt hurtigt kan komme ud af kontrakten og få din data med dig.