Inkassoguide: Få hjælp til at få dine penge

De fleste danske virksomheder har i løbet af deres levetid oplevet at have kunder, der ikke betaler deres regninger til tiden. Det kan både være en tidskrævende proces at skulle inddrive gælden, og det kan samtidigt have en negativ påvirkning på din virksomheds cashflow og likviditet.

Uanset om du mangler betaling fra en kunde, eller om du selv skylder penge, er det nødvendigt at kende de vigtigste inkassoregler, så du er forberedt hvis din virksomhed pludselig befinder sig i en situation, hvor I mangler betaling fra en af jeres kunder.

Vi vil gennemgå de mest basale ting i hele processen omkring inkasso her.

Hvad er inkasso?

Inkasso er, når en kreditor overlader inddrivelse af gæld fra privatpersoner og virksomheder til en advokat eller et inkassofirma. Dette kan omfatte alt fra ubetalte regninger og udestående kreditkortgæld til manglende betaling af lån.

Når gælden overdrages til inkasso, er det advokaten, inkassovirksomheden eller fogedretten, som fremadrettet vil varetage inddragelsen af din gæld og tage kontakt til skyldneren. De vil forsøge at finde en afdragsordning eller anden løsning, der kan sikre, at du modtager det skyldige beløb.

På kompasbank navigator kan både Alektum Group, Debbie og Likvido hjælpe dig med hele inkassoprocessen – lige fra du har sendt den første rykker af sted og helt frem til fogedretten. Derudover øger deres effektive løsninger sandsynligheden for, at dine kunder betaler deres udestående.

Rykkerskrivelser og inkassovarsel

Så snart du opdager, at en af dine kunder ikke har betalt deres faktura, bør du tage kontakt til dem. Der er ingen grund til at være tilbageholdende med at sende en rykker af sted til kunden, da chancen for, at du modtager betalingen, falder jo længere tid der går. Mange vælger dog at sende en påmindelse først, da kunden blot kan have glemt at betale.

En rykker er en advarsel om konsekvenserne for manglende betaling, og den skal blandt andet indeholde informationer omkring gælden, såsom den dato, gælden skulle være betalt, om der skal betales renter af gælden samt en påmindelse om, at hvis betalingen ikke er afviklet, kan der følge en retssag. Den første rykker har du allerede mulighed for at sende i det øjeblik, hvor betalingsfristen er overskredet. Hvis du ønsker at pålægge et gebyr på 100 kr. pr. rykkerskrivelse, må du maks sende 3 rykkere, og der skal minimum gå 10 dage mellem hver udsendte rykker.

Opbygningen af disse 3 rykkere kan fx udformes på følgende måde:

1. Første rykker – da man oftest gerne vil bevare den gode kunderelation, bør den første rykker fremstå som en venlig påmindelse, da den manglende betaling kan skyldes en forglemmelse.

2. Anden rykker – hvis du endnu ikke har modtaget respons eller betaling efter første rykkerbrev, bør du fremsende en ny rykker, hvor du skærper tonen over for kunden. Det er ikke et krav, at du sender denne rykker og du kan derfor vælge at gå direkte til inkassovarslet.

3. Tredje rykker – hvis du stadigvæk ikke har modtaget betaling, skal du sende et inkassovarsel. Her skal du oplyse, at ved fortsat manglende betaling 10 dage fra fremsendelsestidspunktet vil sagen gå videre til inkasso.

Som du kan se ud fra ovenstående, er der ingen regler for, hvor mange rykkere du skal sende, før sagen kan overgå til inkasso. Du behøver altså ikke at sende 1, 2 eller 3 rykkerskrivelser, før du sender et inkassovarsel. I princippet kan du sende sagen til inkasso allerede 10 dage efter, at den første rykker er fremsendt. Det er dog et krav, at du har sendt et inkassovarsel, inden du giver sagen videre til inkasso.

Der er ingen krav til, hvordan inkassovarslet sendes – eller på hvilket medie. Du kan derfor både sende varslet via email, SMS og brev. For at inkasso kan overtage din sag, er der dog en række oplysninger, som du skal have med i inkassovarslet.

Krav til inkassovarslet:

• Du skal angive præcist hvem inkassovarslet er henvendt til.

• Din virksomheds navn, CVR-nummer og registreringsnummer skal oplyses.

• En klar angivelse af størrelsen på gælden samt hvad den dækker over.

• Din kunde skal have en betalingsfrist på minimum 10 dage. Formålet med inkassovarslet er nemlig, at give din kunde mulighed for at betale kravet, før der pålægges yderligere inkassoomkostninger.

• Det skal tydeligt fremgå, at sagen vil blive sendt til inkasso, hvis du ikke modtager rettidig betaling.

På trods af, at du kan sende et inkassovarsel uden at have sendt information om manglende betaling først, anbefales det, at du sender mindst én venlig påmindelse for at bevare en god kunderelation.

Få hjælp af en inkassovirksomhed

Som virksomhedsejer vil du hellere bruge tid på de opgaver, som skaber værdi for din virksomheds fremdrift i stedet for at jagte kunder, der betaler for sent. Det kan derfor ofte give god mening at få hjælp fra en inkassovirksomhed, da deres specialiserede systemer og teknologier kan automatisere processen og forbedre effektiviteten. Dette kan frigøre tid og ressourcer, som kan anvendes til andre forretningsmæssige arbejdsopgaver. Ved at outsource inddrivelsen til et inkassofirma, er der også større chance for, at du kan opretholde et professionelt og godt forhold til din kunde, da inkassovirksomheden kan håndtere inddrivelsesprocessen på en objektiv og professionel måde.

Her på vores digitale B2B-markedsplads, kan du blandt andet få adgang til Likvido's effektive inkassoløsning, som kan hjælpe dig med at inddrive forfalden gæld fra dine kunder. Når du starter en inkassosag med Likvido vil sagen altid starte som et udenretlig inkassoforløb (uden indblanding af retten), hvor de blandt andet vil:

• Verificere debitors oplysninger via CPR og CVR registeret.

• Sende inkassovarsel direkte til modtageren via email, SMS og breve.

• Ringe til kunden og forsøge at aftale betingelser for betaling eller indgå en afdragsordning.

• Pålægge debitor inkassogebyrer og renter ift. den gældende lovgivning.

Det udenretlige inkassoforløb plejer typisk at være omfattende nok til, at kunden betaler deres udestående. Hvis tiltagene dog ikke ender med fuld betaling eller en afdragsordning, kan Likvido også hjælpe dig med at gå videre til retslig inkasso. Retslig inkasso involverer at benytte fogedretten til at varetage din ret til betaling fra kunden. For at fogedretten kan assistere dig med at inddrive dine penge, skal følgende betingelser være opfyldt:

• Størrelsen på det skyldige beløb ligger fast. Det betyder, at der foreligger en konkret aftale, som fx et gældsbrev, hvor det eksakte beløb er anført.

• Skyldneren har hverken gjort indsigelse mod selve beløbet eller dets størrelse.

• Kravet må ikke overstige 100.000 kr. (eksklusive renter og andre sagsomkostninger).

Likvido kan altså hjælpe dig gennem hele inkassoprocessen, lige fra fremsendelse af inkassovarsel til afholdelse af et muligt møde i fogedretten, hvilket er med til at øge sandsynligheden for, at du får dine penge hurtigere tilbage.

Se hvordan Likvido har hjulpet den danske virksomhed, Keypartner, med at få deres betalinger hurtigere og givet dem mere tid til andre arbejdsopgaver her.