Francis hjælper ÅBEN med at strømline deres budgettering, forecasting og rapporteringsprocesser

ÅBEN Brewery

ÅBEN lancerede sin første øl, Brew 61, i 2017, et navn, der afspejler antallet af forsøg, som det tog, før de havde den helt rette opskrift på plads. Lige siden har de ekspanderet kraftigt, og har blandt andet åbnet nye barer i Aarhus, Roskilde, København og Københavns Lufthavn. Derudover står ÅBEN også bag ølfestivalen KALAS og musikfestivalen O Days.

I 2023 indgik ÅBEN et partnerskab med Francis om at strømline deres budgettering-, forecasting- og rapporteringsprocesser på tværs af alle forretningsområder, som inkluderer otte separate entiteter.

Udfordringen

For to år siden startede Mia Lysemose i ÅBEN som Finance Manager i en periode, hvor virksomheden var i kraftig vækst samt foretog væsentlige CAPEX-investeringer i nye produktionsfaciliteter.

I de første år af virksomhedens levetid benyttede ÅBEN en Excel-model til deres budgettering og forecasting. De brugte primært modellen til at overvåge deres cash flow, da de godt var klar over, at CAPEX-investeringerne ville have stor indflydelse på deres likviditet.

Excel-modellen blev dog for stor og kompliceret, hvilket førte til en række problemer:

Ejerskab og ændringer over tid: Selvom Mia var ansvarlig for den økonomiske model, var det hele ikke helt ligetil. Mange forskellige mennesker havde nemlig arbejdet på den, og hver især foretaget markante ændringer. Dette medvirkede til, at modellen langsomt drev væk fra sit oprindelige formål, hvilket gjorde det vanskeligt at forstå, hvorfor tallene nogle gange ikke gav mening.

Kompleksiteten førte til ‘Excel paralyse’: Excel-modellen var både stor og kompliceret. Den havde alt – faner for hver del af virksomheden, dataimport og forskellige prognosescenarier. Hver gang de tilføjede et nyt forretningsområde til ÅBEN, skulle det tilføjes til modellen. De nye tilføjelser gjorde, at der var en større chance for at begå fejl på grund af alle de komplekse formler, de skulle justere.

“Vores Excel-model var meget manuel, og det var ekstremt frustrerende at skulle opdatere den. Jeg er færdig med den Excel-model,” siger Finance Manager i ÅBEN, Mia Lysemose.

Manglende integration med e-conomic: Da størstedelen af processerne i Excel-modellen blev manuelt håndteret, var der ikke nogen garanti for, at den data, som blev ført ind i modellen, var 100% korrekt. Ved udviklingen af modeller for nye entiteter var der derudover ingen effektiv måde at sikre, at alle poster fra kontoplanen var korrekt inkluderet.

Løsningen

Som et resultat af den kraftige vækst i ÅBEN, er der kontinuerligt blevet ansat flere medarbejdere i deres økonomiafdeling. Det blev derfor også en prioritet for dem at få opgraderet deres finansielle værktøjer – og i efteråret 2023 besluttede de sig så for, at det var tid til at anskaffe sig et nyt budgetteringssoftware.

“Hver revisor ser ud til at presse på for at bruge PowerBI og lignende værktøjer, men de kan både være forældede og for fokuserede på rapportering. Hos ÅBEN, leder vi efter webbaserede og up-to-date værktøjer. Francis passer ind i netop dette og hjælper med budgetteringsprocessen samtidigt med, at de leverer et brugervenligt rapporteringsformat,” fortæller Mia Lysemose og tilføjer:

“Vi vurderede og fik demoer af flere forskellige udbydere af FP&A-platforme. Vi valgte Francis, fordi det er moderne, brugervenligt og håndterer konsolideringer usædvanligt godt.”

Økonomiafdelingen hos ÅBEN har udviklet en enkelt finansiel model i Francis’ platform for alle deres otte lokationer. Hver enhed har sin egen fane, der er tilknyttet dens specifikke kontoplan, hvilket muliggør automatisk import af aktualiserede tal. Desuden er der oprettet en ekstra fane dedikeret til at konsolidere alt data, samtidig med at modellen tager højde for elimineringer på tværs af entiteter. Den nye model indeholder i alt kun ni faner, da funktioner som versionering og dataimport er integreret i selve platformen.

Onboarding

I løbet af den første måneds onboarding, afholdte Francis et ugentligt check-in møde med ÅBEN. Finance Manager i ÅBEN, Mia Lysemose, fremhævede de ugentlige check-ins som en glimrende måde at lære værktøjet at kende. Formålet med møderne var at gennemgå og løse de udfordringer, som medarbejderne hos ÅBEN stødte på, samtidig med at de derved kunne sikre, at der blev gjort fremskridt.

Onboarding-processen blev kickstartet med, at ÅBEN udviklede en model for deres mest simple entitet. Modellen fungerede som et proof-of-concept, som økonomiafdelingen fremadrettet kunne bruge som en referenceramme. Denne proces indebar:

• Udvikling af P&L, balance og pengestrømsopgørelse.

• Forbinde kontoplaner til specifikke rækker i ÅBEN’s budgetmodel.

• Implementering af kontroltjek til balance og pengestrømsopgørelse.

Efter en succesfuld implementering og proof-of-concept for den første entitet, kunne ÅBEN fortsætte uden hjælp fra Francis. Økonomiafdelingen brugte herefter den første model som reference og hjælp, hvis der løbende skulle opstå spørgsmål.

“Jeg var overrasket over, hvor ligetil det var. I mine tanker, havde jeg gjort det til en kompleks udfordring. Men når man først har sat sig ordentligt ind i det, er det ret overskueligt. For eksempel, da jeg skulle konsolidere vores balance, besluttede jeg at arbejde hjemmefra for at undgå forstyrrelser. Og der stod jeg bare en time senere og tænkte ‘er det det?’”, siger Mia Lysemose og fortsætter:

“Jeg tror, at jeg har kontaktet Francis’ support måske to eller tre gange, primært for problemer, hvor kontroltjekket viste, at der var fejl. Men jeg har også haft en følelse af  stolthed, når jeg har løst de problemer, som kontroltjekket har gjort mig opmærksom på, på egen hånd”.

Resultatet

Efter at have benyttet Francis i et par måneder, har økonomiafdelingen i ÅBEN identificeret seks klare fordele med platformen.

Resourcebesparelser: Tidligere brugte økonomiteamet enormt meget tid på at opdatere deres model, så den opfyldte deres specifikke krav. De brugte f.eks. en til to dage hver måned på rapportforberedelse, hvilket involverede justering af tal og tidsrammer for både budget- og prognoseversioner på tværs af alle lokationer og entiteter. Med Francis, kan disse rapporter genereres automatisk.

“Ressourcespildet var ubeskriveligt. I min tidligere Excel-model var der tidspunkter, hvor jeg kæmpede med et problem i flere dage, før jeg til sidst var nødsaget til at få hjælp af vores revisor. Med Francis er det ikke længere tilfældet.” fortæller Mia Lysemose.

Højere præcision: Med direkte integration til e-conomic og versionsstyring er økonomiafdelingen nu sikker på, at tallene i deres budgetmodel stemmer overens med deres aktualiserede tal. Dette giver dem mulighed for at give ledelsen og interessenterne al den nødvendige information hurtigere og med større tillid.

“Jeg føler mig meget mere sikker med at opdatere min model i Francis end i Excel. Da det er forbundet til vores ERP, og at jeg har oprettet et kontroltjek, er jeg sikker på, at det er sat korrekt op, hvilket er en kæmpe lettelse,” siger Mia Lysemose.

Fleksibilitet: Ud over hovedmodellen, der omfatter årsregnskabet for de otte entiteter og en konsolidering, er der også et betydeligt potentiale for skræddersyede analyser. Eftersom at Francis fungerer som et regneark, kan økonomiafdelingen også nemt beregne brugerdefinerede KPI’er samt forbedre deres model med yderligere analyser.

"Vores interessenter har forskellige rapporteringsbehov, så jeg er oprigtigt begejstret for den tilpasningsevne, som Francis tilbyder. Det giver os mulighed for at skræddersy vores model nøjagtigt, som vi har brug for.” nævner siger Finance Manager i Åben, Mia Lysemose.

Samarbejde med stakeholders: Før økonomiafdelingen fik implementeret Francis, skulle de oprette en Excel-skabelon til de forskellige bar-managers og derefter manuelt indarbejde deres input i hovedmodellen. Med Francis kan bar-managers nu få direkte adgang til deres seneste tal via platformen, hvilket reducerer de ressourcer, der kræves fra økonomiafdelingen. Ved at give stakeholders mulighed for kun at kunne se modellen, kan økonomiafdelingen desuden bevare kontrollen og forhindre uautoriserede ændringer.

Bedre indsigt: Den nye model giver Mia Lysemose og hendes kolleger mulighed for at underbygge budgetteringsbeslutninger med historiske data. For eksempel valgte de i formuleringen af budgettet for 2024 ikke at fremskrive værdier fra 2023, men i stedet at bruge faktiske data fra Q3 i 2023 som et pålideligt benchmark. Samtidig har de nu mulighed for at sammenligne ankerbudgetter med rullende forecasts og vise potentielle afvigelser via grafer, der opdateres i realtid.

Skalerbarhed: Med Francis kan ÅBEN, løbende mens de vokser, oprette nye entiteter og nemt tilføje nye idéer eller muligheder fra ledelsesteamet.

Få mere indsigt i hvordan Francis’ platform kan hjælpe din virksomhed med at strømline jeres budgettering, forecasting og rapporteringsprocesser her.